Dê continuidade aos pedidos de documentos
Um escritório contábil conversa com várias empresas sobre documentos, ajustes e prazos. Quando a solicitação fica em um grupo e o acompanhamento em outra ferramenta, a equipe precisa reconstruir o que recebeu, o que falta e quem está cuidando do assunto.
O Joii organiza a comunicação entre o escritório e a empresa cliente. A conexão na Rede libera conversas para pessoas autorizadas dos dois lados, enquanto os canais internos continuam separados. Você pode manter o diálogo sobre o fechamento junto das referências que explicam os pedidos.
O produto organiza conversa e trabalho. Ele não realiza escrituração, cálculo de tributos, conciliação bancária, transmissão de obrigações ou validação fiscal de arquivos. Use seu sistema contábil para essas atividades e o Joii para coordenar as pessoas envolvidas.
Um fechamento acompanhado de ponta a ponta
Este é um exemplo ilustrativo de uso, sem dados de cliente real:
- Abra o assunto com o cliente. No canal compartilhado, informe o período, os documentos necessários e a data combinada para o envio.
- Receba a referência. O cliente envia o documento ou link apropriado; a pessoa do escritório confirma o recebimento e sinaliza o que ainda falta.
- Organize a conferência. Crie uma tarefa vinculada ao pedido e escolha responsáveis e prazo. Faça a análise interna num contexto adequado ao acesso da equipe.
- Consolide as dúvidas. Retorne ao cliente com uma lista objetiva, evitando perguntas repetidas de pessoas diferentes.
- Registre a conclusão. Informe o que foi entregue e onde consultar a referência, dentro das regras adotadas pelo escritório.
A busca e o vínculo com a mensagem ajudam a retomar o combinado. Eles não substituem o sistema de guarda documental definido pelo escritório nem a revisão de quem deve ter acesso a cada arquivo.
Separe o diálogo do cliente da execução interna
Use um canal compartilhado para as dúvidas e os pedidos visíveis ao cliente. Mantenha as instruções internas de execução em canais da equipe. Cada empresa administra as próprias pessoas na relação; uma conexão não dá acesso geral à organização parceira.
Nos quadros, distribua o trabalho com responsáveis, datas e checklists. A vista de calendário ajuda a consultar a distribuição das datas; a tabela permite conferir os campos dos cartões. O Joii oferece cinco vistas para acompanhar o mesmo trabalho.
Se um sistema próprio puder enviar HTTP, uma integração de webhook pode publicar um aviso em canal interno, como o término de uma rotina. Não há nesta página promessa de integração nativa com qualquer ERP contábil específico. Veja o escopo da API antes de planejar a conexão.
Convide primeiro uma empresa disposta a experimentar
Escolha um cliente com uma rotina recorrente e uma pessoa que possa acompanhar o piloto. Explique o que será tratado no Joii, como entrar e quem responderá no escritório. O cliente também precisa usar o produto; sua participação na Rede é gratuita e não ocupa as vagas da equipe do escritório.
Ao fim do ciclo, avaliem se foi possível localizar o documento, identificar pendências e entender o próximo passo sem reconstruir várias conversas. Se a necessidade principal for atender mensagens que continuam chegando pelo WhatsApp, considere que o módulo de Atendimento do Joii ainda é anunciado como em breve.